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KPIs and Benchmarking

KPIs and Benchmarking

Moritz Schwarz's picture

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Hello all,
we have created a comprehensive KPI and benchmarking database that focuses on newspaper production. It includes about 250 parameters such as (number of internal/external staff work in plant administration, price of black ink, water consumption, webbing-up speed, copies start-up waste, ...). We set these parameters it relation to each other if it makes sense (e.g. how many paper tonnage is transported in the plant per staff working in paper logistics, ink consumption in relation to paper consumption, etc.).
We have used it already in several projects to get an overview where printing plants stand in terms of costs, performance, and productivity.
In order to compare apple with apples it is most important to pick equal circumstances and get more examples with valid data. We would like to hear from you if you are interested to participate in this
international newspaper production benchmarking.

We ensure that your data is treated strictly confidential.

Best regards,

Moritz SchwarzKirchner + Robrecht management consultants GmbHBurgstraße 363755 AlzenauGermanytel: +49 (6023) 94353 15mobil:  +49 (172) 935 67 82moritz.schwarz@kirchner-robrecht.dewww.kirchner-robrecht.de
Thu, 2016-01-21 17:45
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Senior Consultant at Kirchner+Robrecht management consultants GmbH
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5 days 16 hours ago
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New Website

We have created a new website (www.newspaper-production.com) and plan to have an online benchmark tool at this site sometime in the future. At first the tool will be available in German and English.

Fri, 2018-01-12 12:02
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Senior Consultant at Kirchner+Robrecht management consultants GmbH
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5 days 16 hours ago
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Benchmarking

Benchmarking

Ein klares Bild der eigenen Leistungsfähigkeit, anspruchsvolle Ziele und ein Plan, wie diese erreicht werden können, sind notwendige Voraussetzungen für ein erfolgreiches Unternehmen. Ebenso aber eine Organisation die willens und fähig ist, sich laufend zu verbessern und notwendige Maßnahmen anzugehen und umzusetzen. Benchmarking unterstützt alle diese Aspekte. Benchmarking schafft Transparenz über die eigene Leistungsfähigkeit im Wettbewerb und dient als Zielsetzungs- und Change-Management-Tool. Es hält der Organisation durch den Außenblick auf die eigene Performance den Spiegel vor und ermöglicht zugleich ein Lernen und Freisetzen der eigenen kreativen Potentiale über das Adaptieren von Best Practices aus dem eigenen Umfeld oder auch von außerhalb dessen. Benchmarking ist somit mehr als ein Diagnosewerkzeug, es ist die Basis für Veränderungen.

Internes Benchmarking

Internes Benchmarking stellt den Vergleich her zwischen der eigenen Leistungsfähigkeit und den besten Ergebnissen innerhalb des eigenen Unternehmens. Das Anspruchslevel wird definiert und Fortschritte werden sichtbar gemacht. Vorteil des internen Benchmarkings ist die vergleichsweise einfache Datenerhebung. Insbesondere bei großen Unternehmen finden sich bei gutem Willen immer vergleichbare Geschäftseinheiten/Prozesse. Die folgende Abbildung illustriert dies exemplarisch für den KPI Gesamtproduktivität je Linie.

Die Analyse der zugrundeliegenden Prozesse und Erfolgsfaktoren der besseren Einheiten (Linien) ermöglicht das Realisieren von Verbesserungspotentialen bereits im eigenen Quervergleich. Internes Benchmarking ist ein wichtiges Instrument zur kontinuierlichen Verbesserung und nutzt das bereits im Unternehmen vorhandene Wissen. Genau dort liegen aber auch seine Grenzen: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, reicht es nicht aus, sich innerhalb der eigenen Einheiten zu vergleichen und hieraus Verbesserungsziele abzuleiten. Der interne Blick muss durch eine umfassende Außensicht ergänzt werden – das externe Benchmarking.

Externes Benchmarking

Es stehen verschiedene Benchmarking-Ansätze zur Verfügung. Die umfassendste Sicht ist das so genannte Business-Benchmarking. Hier werden Kosten und Profitabilitätslücken gegenüber Wettbewerbern sowie die Ableitung konkreter Hebel und Maßnahmen zur Verbesserung der eigenen Wettbewerbsposition analysiert. Bei Unternehmen, die keine oder nur wenig direkte Wettbewerber haben (z.B. regionale Zeitungsverlage) ist externes Benchmarking auch sinnvoll um von Best Practices zu lernen und sich so weiterzuentwickeln.

Im Fokus liegen neben der Kostensenkung ebenso Wachstumshebel aber auch Verbesserungs-potentiale im Hinblick auf Zeit und Qualität. Business-Benchmarking versucht die Frage zu klären, wieviel besser der Wettbewerb ist und vor allem: wodurch. Beruht die höhere Leitungsfähigkeit auf besseren Produkten, besserer Preisgestaltung, oder einer besseren Kostenposition? Kauf er günstiger ein? Ist er anders organisiert? Sind seine Prozesse effizienter? Aus dem Vergleich der eigenen Kostenposition mit der des Wettbewerbers werden dann Kostenziele und Maßnahmen zur Kostensenkung sowie zur Umsatzsteigerung abgeleitet. Bei der Zielableitung wird berücksichtigt, dass der Wettbewerber in der Zukunft auch Produktivitätsfortschritte realisieren wird.

Auch für den Fall, dass die eigene Einheit bereits besser ist, als der Wettbewerber lassen sich weitere Verbesserungspotentiale finden. Hierzu bietet sich der Ansatz des Best-of-Best-Benchmarkings an. Im Fokus stehen dabei ausgewählte Prozesse, die für die eigene Differenzierung vom Wettbewerb entscheidend sind. Die Benchmarking-Partner kommen aus anderen Industrien, für die der spezifische Prozess erfolgskritisch ist, und gehören darin zu den Besten ihrer jeweiligen Industrie. Das Lernen von den Besten außerhalb der Grenzen der eigenen Branche ermöglicht ganz neue Ansätze und Quantensprünge in der eigenen Leistungsfähigkeit.

Erfolgsfaktoren und Grenzen von Benchmarking

Benchmarking lebt einerseits von der Möglichkeit, sich fundiert zu vergleichen und andererseits von der Bereitschaft der Organisation, daraus Veränderungsimpulse aufzunehmen und konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Eine Diskussion über die Exaktheit der Ergebnisse und deren Übertragbarkeit auf den eigenen Bereich ist zu führen. Erfolgreich ist der Benchmarking-Projekt nur dann, wenn es ein „Ändern“ nicht ein „Erklären“ bewirkt. Benchmarking muss sich in die Gesamtstruktur des Unternehmens einbetten. Es muss den Fokus auf die kontinuierliche Verbesserung ebenso legen, wie auf die absolute Performance, und sie fordern und fördern. Damit sind alle Einheiten unabhängig von der aktuell gegebenenfalls sehr guten Leistungsfähigkeit und Ergebnissituation aufgefordert, besser zu werden.

Entscheidend für das „Buy-in“ und die Veränderung der Organisation ist das Einzelprojekt. Neben der fundierten Analyse ist vor allem die unmittelbare Einbeziehung der internen Verantwortlichen in den Benchmarkprozess wichtig. Die jeweiligen Experten und Umsetzungsverantwortlichen präsentieren ihrer Geschäftsleitung die Benchmark-Ergebnisse sowie die abgeleiteten Maßnahmen. Dieses Vorgehen und die Einbeziehung der Betroffenen auf breiter Basis stellen sicher, dass die Umsetzung im Anschluss an das eigentliche Benchmarking-Projekt auch gelingt.

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